Integrasi Sistem Informasi

Sistem Informasi Terintegrasi

Sering disebut Enterprise Information System (SIE)
Pengertian: sebuah platform teknologi yang memungkinkan organisasi mengintegrasikan dan mengkoordinasikan proses bisnis yang mereka miliki.
Ciri :tingkat keterpaduan (integrasi) yang tinggi untuk mengakomodasi kebutuhan data/informasi yang terpadu pula.

Mengapa Integrasi?

1. Di Kantor Pemerintah

Seorang warga memerlukan layanan yang harus ditempuh dalam beberapa tahap (misal: Izin Pendirian Usaha), melalui beberapa bagian. Idealnya, warga dapat melacak sejauh mana proses layanannya sudah berjalan, tetapi pada umumnya jawaban yang didapat bersifat negatif (mis: tidak tahu sekarang prosesnya sedang berada di mana).

2. Di Toko

Seorang pelanggan memesan barang secara manual. Pesanan ini dicatat, kemudian diproses secara manual pula dari satu bagian ke bagian yang lain. Data pesanan dientry setiap kali berpindah ke bagian lain, menimbulkan problem antara lain adalah kesalahan entry data, atau bahkan hilang di tengah perjalanan. Sering kali pesanan ini tertunda pemenuhannya.

3. Di Kampus

Mahasiswa harus mendaftar secara berulang-ulang dibeberapa sistem informasi untuk dapat mengakses Internet via proxy dan wifi di berbagai lokasi, mendapatkan akun email, akses Perpustakaan, akses e-learning, krs dll
Pimpinan Universitas ingin mengetahui secara cepat dan akurat informasi seperti saldo universitas per hari ini, piutang mahasiswa hari ini, jumlah lulusan S1 yang ber IPK > 3, Persentase sebaran asal calon Mahasiswa, Mahasiswa yang melewati masa studi, Staff/Karyawan yang berasal dari wilayah tertentu, dosen yang melanjut di daerah tertentu.

Kebutuhan Integrasi

Contoh-contoh sebelumnya menunjukkan bahwa tidak cukup hanya memiliki sistem-sistem informasi di bagian-bagian dari kantor atau perusahaan
Muncul jenis kebutuhan baru terhadap ketersediaan data/informasi Terpadu, Berlaku di seluruh organisasi (kantor, perusahaan, dsb).

Strategi Integrasi Sistem
Ada dua Pendekatan Integrasi Sistem Informasi :
1. Pendekatan Total & Homogen

Melakukan integrasi di semua aspek bisnis dengan suatu kerangka/framework standart & dilakukan serentak di setiap bidang.
Komponen yang homogen diharapkan mempermudah proses integrasi
Contohnya: Implementasi product vendor ERP spt SAP, Oracle Application/Peoplesoft, Sage Group, IBM Websphere dll
Mahal & Implementasi membutuhkan waktu yang panjang (tergantung kematangan TI suatu organisasi)

2. Pendekatan Bertahap

Mulai dari bawah & memanfaatkan sistem informasi existing
Sistem informasi-sistem informasi dirangkai mengikuti pola integrasi dan kebutuhan informasi akan datang
Butuh waktu yang lama dan konsisten agar tidak gagal
Relatif lebih murah
Butuh strategi khusus ( Non Teknis Termasuk Political Will dari Pimpinan )

Strategi Integrasi

Integrasi harus didasarkan pada sasaran yang jelas. Pada akhirnya integrasi harus bermuara pada perbaikan proses/layanan
Fokus pada proses-proses bisnis/birokrasi, bukan pada sistem-sistem informasi
Secara spesifik perhatikan alur-alur yang terbentuk dari rangkaian aktivitas.
Contoh: sistem layanan keluhan masyarakat (UPIK Pemkot Yogyakarta)
keluhan masyarakat -> UPIK -> tanggapan ->UPIK ->jawaban kepada masyarakat
Identifikasi pihak-pihak yang terlibat: peran, tugas, kewenangan, dan aktivitas yang dilakukannya -> rangkailah semua ini ke dalam alur yang telah ditetapkan
Kesamaan pandangan terhadap integrasi perlu dibangun
Dukungan perlu disiapkan • Tatakelola: tupoksi, legalitas, …• Sumber daya: SDM, pendanaan, infrastruktur
Integrasi sistem-sistem informasi
• Jika belum ada sistem informasi sama sekali, berbagai parameter integrasi (format data, protokol komunikasi data, database, user interface, dsb) bisa ditetapkan secara lebih mudah
• Jika sudah ada sistem-sistem sebelumnya (dan saling berbeda):
• Memilih salah satu sistem dan mempromosikannya sebagai sistem standar; sistem-sistem lain harus mengikuti
• Membangun standar baru dan memaksa semua sistem harus mengikuti standar ini
• Membangun standar baru dan membiarkan semua sistem lama seperti apa adanya; integrasi dilakukan oleh sebuah sistem pengintegrasi.